PEC - Posta elettronica certificata: chiarimenti operativi
protocollo@cert.provincia.so.it
L’Amministrazione Provinciale di Sondrio ha provveduto ad attivare la casella di posta PEC istituzionale, protocollo@cert.provincia.so.it. La casella, integrata con il sistema di protocollo informatico a servizio dell’Ente, è stata pubblicata sull’indice delle Pubbliche Amministrazioni del CNIPA (http://www.digitpa.gov.it/);
Con l'obiettivo di rendere efficiente il servizio di protocollazione, la casella PEC è riservata esclusivamente alla ricezione di comunicazioni inviate da caselle PEC; tutte le altre comunicazioni provenienti da caselle non PEC devono continuare ad essere trasmesse all’indirizzo informazioni@provincia.so.it.
Sulla casella PEC le amministrazioni pubbliche centrali e locali, potranno inviare le comunicazioni istituzionali e, secondo quanto stabilito dalle norme vigenti, verranno quindi accettati:
- messaggi PEC privi di allegati;
- messaggi PEC con allegati non firmati digitalmente;
- messaggi PEC con allegati firmati digitalmente.
Per ciascuno dei messaggi ricevuti, secondo quanto previsto dalle norme per l’interoperabilità dei sistemi di protocollo delle Pubbliche Amministrazioni, viene creato, in modo assistito, un record di protocollo contenente tutte le informazioni stabilite dal DPR 445/2000. Seguendo quanto stabilito nel capo IV - Sistema di gestione informatica dei documenti- art. 55 segnatura di protocollo - vengono pertanto associate in modo permanente e non modificabili le informazioni riguardanti il documento stesso.
In particolar modo si sottolinea che vengono registrate le seguenti informazioni:
- il progressivo di protocollo, secondo quanto disciplinato dall’art. 57 del medesimo DPR;
- la data di protocollo;
- l’identificazione in forma sintetica dell’amministrazione o dell’area organizzativa;
- i dati trasmessi dal mittente tramite la segnatura di protocollo e le informazioni riguardanti il messaggio PEC;
Nel caso in cui venga trasmesso un allegato non firmato digitalmente, il documento verrà identificato come “documento informatico”. Tale tipologia non prevede la verifica della firma digitale e la protocollazione avviene in modo tradizionale, utilizzando le informazioni contenute nella segnatura informatica allegata al messaggio di PEC. Il file allegato, nel caso dell’applicativo in uso alla Provincia, viene registrato unitamente al record di protocollo nel database ORACLE;
Nel caso in cui venga trasmesso un allegato firmato digitalmente, il documento verrà identificato come “documento informatico firmato”. Tale tipologia prevede la verifica della firma digitale e la conseguente protocollazione avverrà esclusivamente nel caso in cui tale verifica abbia esito positivo. A seguito di verifica positiva l’operazione di protocollazione prosegue in modo tradizionale utilizzando le informazioni contenute nella segnatura informatica allegata al messaggio di PEC. Il file allegato, nel caso dell’applicativo in uso alla Provincia, viene registrato unitamente al record di protocollo nel database Oracle;
In considerazione del DPCM 30 marzo 2009 - “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici” e con particolare riferimento all’art. 37, “Riferimenti temporali opponibili ai terzi”, la Provincia di Sondrio utilizza come marcatura temporale dei documenti ricevuti attraverso la PEC, la segnatura di protocollo ai sensi dell’Art. 55 del DPR 445/2000 congiuntamente al riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo della PEC. Sfruttando questi marcatori temporali, i file firmati digitalmente archiviati nel database Oracle, verranno considerati validi alla data di ricezione, dopo averne verificato la firma prima di procedere alla loro protocollazione.